Front Desk & Patient Coordinator

Front Desk δερματολογικού κέντρου, με καθήκοντα γραμματειακής υποστήρηξης, διαχείρισης ραντεβού και εξυπηρέτησης ασθενών. Η θέση απαιτεί άτομο με ψηφιακές δεξιότητες, οργανωτική σκέψη και άνεση στην επικοινωνία. Εξοικείωση με τον χώρο της αισθητικής ιατρικής, δερματολογίας (θεραπείες, ορολογία, ροή ασθενών) ή αλλού συναφή κλάδου είναι απαραίτητη.

Λεπτομερής περιγραφή καθηκόντων και ρόλου

• Οικονομικές εργασίες: Έκδοση και αρχειοθέτηση τιμολογίων, αποδείξεων και παρακολούθηση εξόδων βοηθώντας στη σωστή τήρηση των οικονομικών στοιχείων.
• Παρακολούθηση αποθεμάτων αναλώσιμων (π.χ. ιατρικών προμηθειών, ειδών γραφείου) και συντονισμός παραγγελιών προμηθειών.
• Υποστήριξη στην κατάρτιση αναφορών και στατιστικών (π.χ. μηνιαίες επιδόσεις ραντεβού, βάση δεδομένων πελατών) – για παράδειγμα δημιουργία στοιχείων για internal KPI reports.
• Διαχείριση ραντεβού και CRM: Οργάνωση και καταχώρηση όλων των ραντεβού (τηλεφωνικά ή online) στα συστήματα της κλινικής, ενημέρωση του CRM με τα στοιχεία πελατών και παρακολούθηση του ιστορικού τους.
• Επικοινωνία με ομάδα: Συνεχής συντονισμός με γιατρούς, αισθητικούς και γραμματειακό προσωπικό για την άμεση ροή πληροφοριών (προγραμματισμός οδηγιών, αλλαγές σε κλινικά πρωτόκολλα, προώθηση θεραπειών).
• Υποστήριξη πελατών: Εξυπηρέτηση ασθενών/πελατών κατά την προσέλευση (πληροφόρηση για θεραπείες, εισαγωγή δεδομένων) και τηλεφωνικά.
• Γραμματειακή υποστήριξη: Οργάνωση και αρχειοθέτηση ευαίσθητων ιατρικών πληροφοριών (εξετάσεις αίματος βιοψίες), κλήση υπενθυμίσεων ραντεβού, παρακολούθηση αναλώσιμων και γενική φροντίδα του γραφείου.
• Οποιαδήποτε επιπλέον διοικητικά ή οργανωτικά καθήκοντα απαιτηθούν για την ομαλή λειτουργία των ιατρείων.

Προφίλ υποψηφίου (προσόντα, δεξιότητες, προσωπικότητα)

• Εκπαίδευση: Απόφοιτος ΑΕΙ, ΤΕΙ, ΑΤΕΙ (Σχολή διοίκησης υγείας / οικονομικών / λογιστικής ή αλλος σχετικός τίτλος απαραίτητος). Πολύ καλή γνώση χειρισμού Η/Υ και λογισμικών γραφείου (MS Office, υπολογιστικά φύλλα, CRM)
• Εμπειρία: Προϋπηρεσία σε ιατρείο, κέντρο αισθητικής ή άλλο γραφείο εξυπηρέτησης πελατών απαραίτητη.
• Δεξιότητες: Αναλυτική προσέγγιση (διαχείριση δεδομένων, παρακολούθηση KPIs), ψηφιακό/τεχνολογικό «δαιμόνιο» (άνεση με σύγχρονες ψηφιακές εφαρμογές).
• Επικοινωνιακές ικανότητες: Εξαιρετικές προφορικές και γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας (τηλεφωνική ομιλία, σύνταξη email για επικοινωνία με πελάτες ασθενείς και συνεργάτες) Ευγενική, υπομονετική εξυπηρέτηση και προσανατολισμός στη φροντίδα του πελάτη.
• Οργανωτικότητα: Ικανότητα συντονισμού πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα (προτεραιοποίηση, χρονοπρογραμματισμός) Ακρίβεια στις λεπτομέρειες (τιμολόγηση, αρχειοθέτηση), υπευθυνότητα και συνέπεια.
• Προσωπικότητα: Ομαδικό πνεύμα συνεργασίας, ευελιξία και διάθεση μάθησης. Επαγγελματισμός και διακριτικότητα στη διαχείριση ιατρικών/ευαίσθητων πληροφοριών. Ευγενικό και φιλικό παρουσιαστικό.
• Δίπλωμα Οδήγησης / Ιδιωτικό Μέσο Μεταφοράς

Στοιχεία κουλτούρας και τι προσφέρει η εταιρεία

• Φιλικό και υποστηρικτικό περιβάλλον: Η εταιρική μας κουλτούρα βασίζεται σε κοινές αξίες (ακεραιότητα, συνεργασία, σεβασμός) που ενισχύουν τη συνοχή της ομάδας και την παραγωγικότα. Μηδενική ανοχή σε σεξιστικές ρατσιστικές και κάθε άλλου είδους διακρίσεις. 
• Καθοδήγηση από έμπειρους επαγγελματίες: Η ιδιοκτήτρια δερματολόγος, ο Ιατρικός Διευθυντής και η Υπεύθυνη λειτουργείας των κλινικών παρέχουν στενή καθοδήγηση (mentoring), ώστε να μάθετε γρήγορα την κλινική πρακτική και τα πρωτόκολλα λειτουργίας.
• Συνεχής εκπαίδευση: Προσφέρουμε διαρκή κατάρτιση (ενδοκλινικές παρουσιάσεις, σεμινάρια, workshops) για εξέλιξη των γνώσεων και δεξιοτήτων σας.
• Εύκολη πρόσβαση και εργασία μόνο καθημερινές: Πενθήμερη απασχόληση 8 ωρών Δευτέρα-Παρασκευή. Ενδεικτικό ωράριο 9:00–17:00 3 φορές εβδομαδιαία και 12:00–20:00 2 φορές εβδομαδιαία.